在 Office 365 使用 Office 365 Shared Mailbox Tool 建立共用信箱

我想要建立共用信箱,但目前 Office 365 好像只能透过 PowerShell 进行建立,但我不太会用,是否有工具可以协助我进行建立?


问题的来龙去脉

我想要建立共用信箱,但目前 Office 365 好像只能透过 PowerShell 进行建立,但我不太会用,是否有工具可以协助我进行建立?

问题的发生原因

在目前 Office 365 的 Exchange Online,必须使用 PowerShell 来建立和设定共用信箱,详细操作步骤可参考文章 设定共用信箱,微软提供工具 Office 365 Shared Mailbox Tool,可以用它来建立和设定共用信箱,然后指派权限给安全性群组,让群组的成员可以开启共用信箱,以及从共用信箱传送邮件。请注意想要使用者工具的话,还是需要先安装 PowerShell。

问题的解决方法

步骤一、下载 Office 365 Shared Mailbox Tool

1. 连结到 此网址下载 SharedMailboxTool.zip。

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2. SharedMailboxTool.zip 解压缩后包含两个文件,分别是:

(1) SharedMailboxTool.ps1:用于 Office 365 Shared Mailbox Tool 的 PowerShell (PS1) 命令码。

(2) StartSharedMailboxTool.bat:用来启动 Office 365 Shared Mailbox Tool 的 DOS 批次 (.bat) 档。

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3. 请将 SharedMailboxTool.zip 解压缩并且将两个文件放在相同数据夹中。

步骤二、建立安全性群组和新增成员

Office 365 Shared Mailbox Tool 会将新建立的共用信箱,指派权限给安全性群组,让指定的安全性群组可以存取新建立的共用信箱,并从该信箱传送邮件。请注意目前 Office 365 Shared Mailbox Tool 无法指派权限给个别使用者,只能指派给通讯群组,以下说明建立安全性群组和新增成员的步骤:

1. 连结至 Exchange 控制面板,建立新的【通讯群组】。

(1) 以管理员身份登入 Office 365,切换到【管理员】页面,点选在【Outlook】分类下的【通讯群组】。

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(2) 在【使用者与群组】页面中,点选【通讯群组】,按【新增】。

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(3) 此时出现【新增群组】页面,请在【一般】指定【显示名称】、【别名】和【电子邮件地址】。

(4) 勾选【将此群组设为安全性群组】。

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(5) 如果有需要新增拥有者的话,在【拥有权】区段中,按【新增】来新增拥有者,该项操作并非必要。

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(6) 在【成员资格】下,按【新增】。

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(7) 此时出现【选取成员】页面,选取您要新增的使用者,选取完成后按【确定】。

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(8) 在【新群组】网页右下方,按【保存】保存相关设定。

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(9) 建立安全性群组和新增成员完成。

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步骤三、使用 Office 365 Shared Mailbox Tool 建立和设定共用信箱

当建立好安全性群组和新增成员后,现在我们可以使用 Office 365 Shared Mailbox Tool 建立和设定共用信箱,并且指派共用信箱给您的群组,参考以下步骤:

1. 执行步骤一、的 StartSharedMailboxTool.bat 文件,如果没有执行起来,可能是您的 PowerShell 执行原则设定问题,请参考此文步骤处理 使用 PowerShell 连接 Office 365,出现错误【文件无法载入,因为这个系统已停用命令码执行】,该如何处理?。

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2. 在【Office 365 Administrator Credentials】窗口中,输入 Office 365 管理员的使用者名称和密码,按【确定】。

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3. 等待一段时间后,出现【Office 365 Shared Mailbox Tool】窗口,切换到【New Shared Mailbox】页签,开始建立共用信箱并且指派权限给安全性群组:

(1) Shared mailbox name:共用信箱的名称,这个名称会出现在通讯录、电子邮件的【收件者】和【寄件者】,以及信箱清单中。

(2) Shared mailbox alias:共用信箱的别名,而您的共用信箱将会是共用信箱别名加上 @ 加上右侧的域名所组成,例如 [email protected]

(3) Name or alias of the security group that will be assigned permissions to this shared mailbox:指派共用信箱权限的安全性群组名称,也就是您步骤二中建立的安全性群组。

(4) 相关数据输入完成后,按【Create】进行建立共用信箱,并指派权限给指定的安全性群组。

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4. 建立成功,按【确定】。

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5. 如果您要检视【共用信箱】有哪些安全性群组与权限被指派,可切换到【Shared Mailbox Permissions】页签,在【Shared mailbox name or alias】中输入共用信箱的名称或别名,然后按【View Permissions】来显示被指派共用信箱权限的安全性群组,以及被指派给每个安全性群组的特定权限。

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6. 在 Office 365 的 Exchage 控制面板中,可以看到建立好的【共用信箱】,您可能需要等一段时间,此共用信箱设定的安全性群组中的成员才能进行存取。

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步骤四、测试共用信箱

1. 以我们设定的共用信箱的安全性群组,其中的成员登入 Office 365,试着【开启其他信箱】。

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2. 在选取信箱中,输入【共用信箱】的名称,按【开启...】。

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3. 确认可以开启【共用信箱】。

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4. 如果没有开启【共用信箱】的权限,则会看到以下的错误消息。

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